Meetings effizient gestalten

Die effiziente Gestaltung eines Meetings erscheint oftmals schwierig: Meetings kosten Zeit und Geld und werden bei schlechter Organisation oft als „verschwendete Arbeitszeit“ aufgefasst. Hier also einige Tipps, mit denen Sie Meetings effizient gestalten und Ihr Organisationstalent unter Beweis stellen können.

Das A und O der Vorbereitung

Vorab ist es sinnvoll, die Teilnehmerzahl zu begrenzen. Je nach Themenschwerpunkt genügt es häufig, manchen Mitarbeitern die Ergebnisse später mitzuteilen, sodass sie ihre Zeit für anderes nutzen können.

Den Teilnehmern sollten Sie rechtzeitig eine schlüssige Agenda per Mail bereitstellen. In dieser werden Zweck der Besprechung, Ziele und Rahmenfaktoren festgehalten. Effiziente Teamsitzungen dauern nicht länger als 90 Minuten und finden nicht vor Mittagspause oder Feierabend statt. Bei der Raumauswahl sollten Sie darauf achten, dass eventuell notwendiges Equipment bereitsteht, dieser gut durchlüftet und als belegt gekennzeichnet ist.

Ablauf eines effizienten Meetings

Zu Beginn des Meetings werden die Tagesordnungspunkte durchgegangen und feste Redezeiten vorgegeben, die gegebenenfalls von Ihnen als Moderator überwacht werden. Zudem halten Sie Zwischenergebnisse fest und lassen Debatten nur zu, wenn sie den Sachverhalt weiterbringen.

Am Ende des Meetings werden die Ergebnisse und künftigen Aufgaben in Form eines Protokolls zusammengefasst. Hier wird empfohlen, zwei Mitarbeiter zu beauftragen, die ihre Ergebnisse im Nachhinein zusammenführen und überarbeiten. Um Papierchaos vorzubeugen, wird das Ganze dann per Mail an alle Mitarbeiter verschickt.

Man lernt nie aus

Alternativen wie fünfminütige Speed-Meetings eignen sich für Sachverhalte mit geringerer Detailtiefe. Allerdings bietet Ihnen die Vorbereitung eines herkömmlichen Meetings die Möglichkeit, direktes Feedback von den Teilnehmern zu erhalten. So können Sie Ihre Organisation nochmals überdenken und für das nächste Mal optimieren.

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